В конце декабря компания « Делис Архив » провела очередной открытый бизнес-завтрак. Основными темами на мероприятии были: «Как вести себя при изъятии документов представителями органов исполнительной власти?» и «Новое в российском законодательстве в области управления документацией». На семинаре с докладом выступили ведущий эксперт по управлению документацией «Гильдии управляющих документацией» Наталья Храмцовская и адвокат Московской коллегии адвокатов Константин Шварцер.
Об ответственности за небрежное обращение с документами
Наталья Храмцовская в своем докладе отметила: бухгалтеров повсеместно обременяют непрофильной нагрузкой, в том числе задачами по управлению документацией. При этом архивная обработка документов — совсем не та задача, на которую руководство беспрекословно выделяет денежные средства и дополнительные временные ресурсы. Как правило, деньги и временные ресурсы либо не выделяются руководством совсем, либо выделяются в недостаточном объеме.
Поэтому ужесточение требований законодательства в этой сфере — дополнительный и весьма действенный аргумент, с помощью которого бухгалтер может доказать руководству, что хорошее управление документами снижает риски штрафов, судебных рисков, утечки информации, финансовых потерь.
Говоря об ужесточении требований, в первую очередь необходимо упомянуть о поправках в Налоговый кодекс, которые начали действовать со 2 сентября 2010 года. Тогда были увеличены налагаемые на организацию или ИП штрафы за непредставление документов:
непредставление документов (ст. 126 НК РФ) с 50 до 200 рублей за каждый документ;за несообщение сведений налоговому органу (ст. 129.1 НК РФ) — с 1000 до 5000 рублей, а при повторном нарушении в течение года — от 5000 до 20 000 рублей.
Определенный интерес представляет и Федеральный закон от 18.07.11 № 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ по вопросам осуществления государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В частности, новая редакция статьи 19.4.1. КоАП РФ «Воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора)»:
Воспрепятствование …проведению проверок или уклонение от таких проверок — штраф на граждан в размере от 500 до 1000 рублей; на должностных лиц — от 2000 до 4000 рублей; на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 19.4.1. КоАП РФ).Действия (бездействие) … повлекшие невозможность проведения или завершения проверки, — штраф на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 рублей; на юридических лиц — от 20 000 до 50 000 рублей (ч. 2 ст. 19.4.1. КоАП РФ).Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 2 настоящей статьи, — штраф на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от шести месяцев до одного года; на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей (ч. 3 ст. 19.4.1. КоАП РФ).
Бухгалтерам в своей работе часто приходится сталкивать с документами, поступающими от отдела маркетинга и рекламы. В связи с этим нужно остановить внимание на статье 19.31 КоАП РФ «Нарушение сроков хранения рекламных материалов»:
Нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем сроков хранения рекламных материалов или их копий, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы, установленных законодательством о рекламе, — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 2000 рублей; на должностных лиц — от 2000 до 10 000 рублей; на юридических лиц — от 20 000 до 200 000 рублей.
Наталья Храмцовская также отметила в своем докладе Федеральный закон от 28.04.09 № 73-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который ужесточил персональную ответственность руководства организаций за отсутствие документов при банкротстве. Так, действующая редакция Федерального закона от 26.10.02 № 127 «О несостоятельности (банкротстве)» предусматривает, в частности, следующее:
руководитель должника несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника, если документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством Российской Федерации, к моменту вынесения определения о введении наблюдения или принятия решения о признании должника банкротом отсутствуют или не содержат информацию об имуществе и обязательствах должника и их движении, сбор, регистрация и обобщение которой являются обязательными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо если указанная информация искажена.
Данные изменения вызывают ряд вопросов, о которых следует задуматься заранее. Представим ситуацию: один руководитель сменяет другого, и новому предлагают подписать акт передачи дел, которых в организации насчитывается десятки тысяч.
Следует ли новому руководителю поверить тем, кто раньше вел дела, на слово (и молча подписать), или лично пойти проверять наличие каждого дела?Что если дело есть, но в нем отсутствует самый ценный документ?Что же делать, если все-таки документы утеряны или повреждены?
Ответы на них звучат так:
Перед подписанием акта о передаче дел обязательно назначить ответственного человека, который проверит наличие дел и их состояние.Составить акт об утрате (повреждении) документов с указанием причины. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (наводнение, пожар, прорыв канализации, кража и т.д.) к акту необходимо приложить подтверждающие документы, выданные соответствующими государственными органами.Начать восстановление утраченных документов, фиксируя все свои действия документально. Следует направить письма контрагентам и государственным органам, с просьбой о предоставлении заверенных копий хранящихся у них документов.Об изъятии документов контролирующими органами
Константин Шварцер построил свой доклад «Как вести себя при изъятии документов представителями органов исполнительной власти?» по принципу обсуждения наиболее актуальных для участников семинара вопросов.
В качестве наиболее востребованных практических советов нужно отметить следующие:
не нарушать закон;важно вести себя предельно корректно, чтобы не спровоцировать конфликт;попросить пришедших сотрудников предъявить личные документы (удостоверения), переписать все данные, указанные в документах: ФИО, должность, звание, номер удостоверения, кем и когда выдан документ;попросить сотрудников предъявить документы, подписанные руководителем и имеющие печать, где указаны действия, которые им поручено провести;нужно помнить, что есть документы, которые исполнительные органы могут изъять только по специальному постановлению — это документы, которые относятся к охраняемой законом коммерческой тайне. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, обязан предоставить такую информацию только по требованию судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в производстве. Также важно знать, что документы, отнесенные к адвокатской тайне, не могут быть истребованы;при изъятии документов рекомендуется присутствие адвоката. Это позволит зафиксировать нарушения представителей органов исполнительной власти, а также значительно сократит или исключит вовсе давление с их стороны;организовать территориально распределенный архив, заказав, например, внеофисное хранение документов . Это обеспечит скрытый резерв времени в экстренной ситуации.
Даже если вы не сможете воспрепятствовать изъятию документов, вы успеете принять все необходимые меры.
Участники семинара обменялись опытом в области документоведения, архивного дела, применения законодательства и высказали пожелания относительно будущих тем семинаров, запланированных группой компаний « Делис Архив » на 2012 год.
Информация с сайта buhonline.ru
26/01/2012 в 10:37