Главная » Новости » Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

В «Диадоке» есть специальный интеграционный модуль. Это приложение, которое можно
бесплатно скачать и установить

на свой компьютер. Модуль представляет собой единое пространство, из которого вы получаете доступ и к «Диадоку», и к установленной на вашем компьютере 1С. При этом для работы в любой из этих программ вам не нужно будет переходить из окна в окно. Вы будете работать в окне модуля, интерфейс которого аналогичен 1С.

В модуле можно брать документы, подготовленные в 1С (например, счета-фактуры и накладные), подписывать их электронной подписью и отправлять контрагенту. Также можно получать документы от клиентов и партнеров и в несколько кликов мышкой «завести» их в 1С. При этом переносить данные вручную не требуется, поэтому ошибки на данном этапе исключены.

Модуль бесплатно доступен всем желающим. Если в вашей компании есть системный администратор или другой специалист, который курирует 1С, установить и настроить модуль — его забота. Если такого специалиста нет, то можно обратиться в 
техподдержку «Диадока»

. Консультант поможет не только скачать и установить модуль, но и настроить его для дальнейшей работы.

Итак, модуль установлен и настроен. Его базовые функции — получать, согласовывать и отправлять документы. Давайте посмотрим, что надо сделать для выполнения каждого из названных сценариев.

Как показывает опыт «Диадока», большинство организаций, переходя на ЭДО, сначала пробуют получать документы от контрагентов. Быстро подписать и учесть закрывающие документы важно, так как от этого зависит, получит компания вычет по НДС в том же периоде, в котором совершена сделка.

Все входящие документы попадают в папку «Полученные через Диадок».

Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

Серым цветом выделены документы, которые вы получили от контрагента, но еще не продублировали в 1С. Чтобы это сделать, откройте нужный документ из папки «Полученные через Диадок» и щелкните пункт меню «Создать», затем кнопку «Операции», выберите тип документа и заполните открывшуюся форму.

Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

Подпишите документ с помощью кнопки «Подписать».

Полученные электронные счета-фактуры, как и бумажные, не требуют вашей подписи. Поэтому после нажатия кнопки «Подписать» будут автоматически сформированы технологические документы, необходимые по закону при передаче каждого электронного счета-фактуры (подробнее об алгоритме обмена см. «
Как с 1 апреля изменится порядок обмена электронными счетами-фактурами

»).

Как правило, документооборот и учет в организациях ведут разные люди. С бумажными документами это выглядит так: бухгалтер готовит документ, менеджер контролирует его содержание, согласовывает с контрагентом и идет к руководителю за подписью. Или менеджер получает от поставщика закрывающие документы, несет руководителю на подпись, а затем бухгалтеру на учет. При ЭДО все участники этих цепочек могут даже не вставать со своих рабочих мест.

Предположим, вам требуется согласовать и передать на подпись полученный от контрагента документ. Для этого нужно войти в папку «Полученные через Диадок», открыть искомый документ, щелкнуть по кнопке «Согласование» и выбрать из предложенных вариантов: «Передать на согласование» или «Передать на подписание».

Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

В первом случае вы увидите форму, в которой обязательно следует указать получателя, его подразделение и должность (это необязательно), а также сотрудника, который в итоге должен подписать данный документ. При желании можно написать комментарий. Важно, что согласовать документ можно только до того, как его подпишут.

Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

Если вам нужно, чтобы адресат согласовал и подписал документ, выбираете соответствующую графу и заполняете форму.

Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

Когда адресат выполнит запрошенное действие, статус документа в папке «Полученные» изменится на «Согласован» или «Подписан».

Если же вам требуется согласовать подготовленный вами документ, вам следует выполнить следующие действия. Нужно зайти в список документов на отправку, щелкнув по большой кнопке «Загрузить и отправить».

Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

Документы можно отфильтровать по контрагенту или типу. Отметьте галочками нужные и нажмите «Согласование». Как и в случае с входящими документами, модуль предложит вам «Передать на подпись» или «Передать на согласование».

Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

После этого документы попадают в папку «Исходящие на согласование». Если от адресата требуется только согласовать документ, после согласования статус документа изменится на «Согласован». Тогда вы сможете передать документ на подпись, если это не ваши полномочия. Если от адресата требовалась подписать документ, то после того, как он это сделает, документ автоматически уйдет контрагенту и переместится в папку «Отправленные».

Это самое простое, что можно сделать в модуле, если вы обладаете правом подписи документов. Щелкните по большой кнопке «Загрузить и отправить» — появится список документов. Если вам нужно отправить документ из 1С — выбирайте вкладку «Отправить из 1С». Вы попадете в список документов в 1С. Отметьте галочками те, которые необходимо отправить.

Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

Нажмите кнопку «Подписать и отправить».

Если вам нужно загрузить документы с диска, используйте вкладку «Отправка с диска».

Как обмениваться электронными документами, не выходя из 1С

В открывшейся форме заполните поля «Отправитель» и «Получатель». Затем щелкните по кнопке «Добавить файл», выберите нужный. Диадок позволяет загрузить сразу несколько файлов. И снова наступает очередь кнопки «Подписать и отправить».

Документы попадают в папку «Отправленные через Диадок».

Каждый из этих базовых сценариев работы с документами потребует от вас всего лишь нескольких кликов мышкой. Когда вы обработаете в модуле несколько документов, вы будете делать это, не задумываясь, автоматически. Если вопросы все-таки возникнут, вы всегда можете заглянуть в подробную
инструкцию к модулю техподдержку

— она работает круглосуточно.

Обратите внимание: организации и предприниматели, у которых есть сертификат КЭП для отправки налоговой отчетности, могут прямо сейчас начать бесплатно отправлять неограниченное количество счетов-фактур контрагентам через систему «
Контур.Диадок

» в рамках акции «Безлимит на 2 месяца».

Информация с сайта buhonline.ru

03/08/2016 в 17:18



Контакты Уникальное предложение!

Сопровождение

Мы работаем на рынке оказания бухгалтерских и аудиторских услуг, и конечно же сопровождение оказываем на должном уровне, что проверено аудиторскими и налоговыми проверками. Доверив нам бухгалтерское сопровождение Вашего бизнеса, вы сможете в этом убедиться. Телефоны Deon Agency:
  • (495) 783-06-30
  • (495) 783-06-31
  • (495) 514-09-79
  • (495) 951-43-33
Помните одно немаловажное правило  "время - деньги" ? Мы помним, и нашей задачей является полное соблюдение своих принципов, направленных на оптимизацию бизнес-процессов, как в общем, так и частях бухгалтерских услуг и сопровождения.