Главная » Новости » Бюджетный учет: как работать с путевыми листами и чем руководствоваться при списании ГСМ

Бюджетный учет: как работать с путевыми листами и чем руководствоваться при списании ГСМ

Учет путевых листов нужен учреждениям, чтобы нормировать, планировать и контролировать расход горючего и смазочных материалов (ГСМ). На основных участках, где востребована информация по затратам на ГСМ, бухгалтеры ведут расчет нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, а также анализируют отклонения между фактическим и нормативным расходом ГСМ, чтобы выявить экономию или перерасход. Контролирующие органы часто обращаются к данному участку учета, чтобы оценить, насколько эффективно используются материальные запасы в учреждении.

9

Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ). Одна из главных функций путевых листов в бухгалтерском учете — подтвердить законность и корректность списания горюче-смазочных материалов.

от 30.03.15 № 52н определяет правила составления первичных документов в бухгалтерском учете, однако в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации для бюджетных организаций нет путевого листа. В такой ситуации чаще всего используется форма, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ
от 28.11.97 № 78
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Впрочем, в документе сказано, что использовать этот бланк обязаны только автотранспортные предприятия.


Остальные же учреждения, в том числе казенные, бюджетные, автономные, вправе разработать свой бланк. Главное требование к нему — наличие обязательной информации: наименование документа, дата его составления, название учреждения. Кроме того, надо указать содержание операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении. Документ обязательно подписывают ответственные сотрудники. Без указания их Ф.И.О. и подписи документ считается недействительным.


Впрочем, самое простое решение — стандартная форма путевого листа из Постановления № 78. Она включает всю информацию, необходимую для списания ГСМ, и не вызывает вопросов у контролирующих органов.


Хочется отметить, что путевые листы не являются бланками строгой отчетности, поэтому вы можете использовать как типографские бланки, так и распечатанные формы из 

бухгалтерских справочно-правовых систем

.

Обязательное требование к путевому листу, как, впрочем, к любому документу, — его правильное оформление. Можно выделить несколько моментов, где бухгалтеры ошибаются чаще всего.

Например, нет единого правила, на какой срок оформлять путевой лист, и отсутствие такого правила вызывает много вопросов. В письме
от 03.02.06 № 03-03-04/2/23 Минфин России допускает еженедельное и даже ежемесячное составление документа, в случае если этот срок позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. Впрочем, эта рекомендация не касается заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных организаций. Поэтому учреждениям рекомендуем опираться на указания Росстата. В письме
от 03.02.05 № ИУ-09-22/257
Росстат указывает, что путевой лист составляется на срок в один день (одну смену). Больший период допустим только в случае командировки водителя.


Часто бухгалтеры не считают необходимым заполнять все графы оборотной стороны путевого листа. Это касается указания пунктов назначения: нередко конкретные точки заменяют общими фразами — «Поездки по городу» и пр. Они не позволяют подтвердить, что транспорт использовался в служебных целях и расходы носят производственный характер (письмо Минфина России

от 20.02.06 № 03-03-04/1/129
). Отсутствие в путевом листе конкретных пунктов назначения контролирующие органы признают нарушением.  Ошибкой будет и отсутствие подписи водителя в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения машины на стоянку / в гараж.


Обратите внимание на раздел «Движение горючего». На основании граф «Расход по норме» и «Расход фактический» производится списание бензина. Фактический расход вносите строго по счетчикам. При заполнении нормативного расхода бензина на 100 км пробега возьмите за основу распоряжение Минтранса России

от 14.03.08 № АМ-23-р
(в редакции от 14.07.15), где определены все нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они касаются и бюджетных учреждений.


Вносить изменения в путевой лист, как и в большинство первичных документов, допустимо лишь с согласия участников хозяйственных операций (п. 5 ст.

9

Федерального закона № 402-ФЗ) и с обязательным указанием даты. А значит, исправления должны быть заверены подписью тех же лиц, которые изначально подписали документы.

специальные автоматизированные системы учета путевых листов и ГСМ

. Они напомнят об обязательных полях, отследят правильность и сроки использования норм, соответствие фактического расхода топлива нормативу. Кроме того, такие программы позволяют оперативно заполнять любое количество путевых листов, чем существенно облегчают труд бухгалтера.

Чем сложнее учет ГСМ в организации, тем большими возможностями должна обладать автоматизированная система. При выборе программы убедитесь, что она умеет:

учитывать поступление и расход ГСМ по автомобилям, водителям и видам ГСМ;
контролировать отклонения фактических затрат на ГСМ от нормативных (режимы экономии, перерасхода ГСМ);
формировать отчетность по водителям, видам и маркам ГСМ, по автомобилям в разрезе подразделений (отделов);
готовить печатные формы необходимых отчетов по пробегу и времени работы, по движению горючего и смазочных материалов, по выданным автозапчастям и многое другое.
Бесплатно получить демо-версию сервиса «Путевые листы и ГСМ»
Горюче-смазочные материалы, приобретенные для хозяйственных нужд учреждения, согласно Инструкции № 157н учитываются в составе материальных запасов на счете 0 105 X3 000 «Горюче-смазочные материалы».


Организации, которые используют талоны на ГСМ, учитывают их отдельно — на счете 0 201 05 000 «Денежные документы». Приобретаются талоны по безналичному расчету или через подотчетное лицо (об учете денежных документов см. «

Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении

»).

Списывать горюче-смазочные материалы следует ежемесячно. В качестве документов-оснований используйте:

авансовый отчет, если бензин приобретался за наличные средства;
журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003), если автомобиль заправляли по талонам;
приказы руководителя учреждения, которые утверждают норму пробега автомобиля, лимит расхода топлива на месяц в зависимости от марки, модели ТС;
направление работника в командировку на служебном автомобиле.

Обратите внимание на соотношение фактического пробега и установленного месячного лимита. Списывая ГСМ, обязательно учитывайте нормы расхода топлива и лимит километража. Если пробег автомобиля больше, чем принятые руководством учреждения нормы, и это превышение не обосновано производственными задачами, бухгалтер при расчете расхода бензина использует именно утвержденный лимит.

Используйте данные граф «Расход по норме» и «Расход фактический». Данные в них в большинстве случаев совпадают. Но если показатели расхода ГСМ отличаются, списывать бензин следует по наименьшему показателю, то есть если норма превышает фактический расход, то бензин списывается именно по факту.

Учет путевых листов необходим для подтверждения расходов, на сумму которых можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. С точки зрения налогообложения, стоимость ГСМ относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.  Затраты на ГСМ рассматривайте как расходы на содержание служебного автотранспорта (подпункт 11 пункта 1 статьи 
264 НК РФ), а это ненормируемые суммы. Более того, эти расходы требуют обязательного подтверждения того, что они экономически обоснованы. Например, серьезное превышение расхода ГСМ от значений, установленных распоряжением Минтранса России
от 14.03.08 № АМ-23-р
, может вызвать интерес контролирующих органов и привести к недоимкам и штрафам.

При расчете сумм расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу, необходимо брать в расчет реальные расходы — не купленное горючее, а фактически потраченное. Эти суммы как раз и подтверждают путевые листы, а значит, к их заполнению надо относиться с особым вниманием.

Информация с сайта buhonline.ru

17/11/2016 в 18:34



Контакты Уникальное предложение!

Бухгалтерская отчетность

В зависимости от того, чем занимается компания, ее вида коммерческой деятельности, а также оборотов и системы налогообложения, ответственные лица обязаны заполнять различные формы налоговой и бухгалтерской отчетности, а кроме того, предоставлять их в сроки в ИФНС (Инспекцию Федеральной налоговой службы), во внебюджетные фонды (медицинский, пенсионный, социального страхования) и органы государственной статистики. И конечно же, могут возникать вполне ожидаемые трудности в связи с тем, что российское законодательство меняется чуть ли не ежедневно. Меняются такие детали, как:
  • формы налоговой отчетности
  • формы бухгалтерской отчетности
Также появляются новые налоги, меняются ставки налогов, другие детали, и за всеми конечно же можно уследить, но тогда когда же заниматься непосредственно бизнесом.  И это не просто теоретические высказывания, мы знаем, что каждый руководитель сталкивается с подобными трудностями. Мы рады тому, что всегда следим за постоянно сменяющимися обстоятельствами, находимся в курсе  перемен в законодательстве и и специализированных программ по налогам и бухгалтерии (1С- Бухгалтерия, Оазис, Консультан+, Гарант, Налогоплательщик и т.д.) и можем предложить полный спектр по бухгалтерскому обслуживанию вашей компании. Кратко выделить ключевые моменты в бухгалтерском обслуживании можно такие, как:
  • проверка в срок первичной документации;
  • отражение хозяйственных операций в учете (бухгалтерском и налоговом);
  • формирование и сдача бухгалтерской отчетности в своем актуальном состоянии (подразумеваются изменения в законах РФ);
  • восстановление бухгалтерского учета и другие услуги